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Sistema de Controlo Interno
INDÍCE
PREÂMBULO
CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS
CAPÍTULO II PRINCÍPIOS E REGRAS
CAPÍTULO III ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS
CAPÍTULO IV PROCEDIMENTOS DE NATUREZA
ECONÓMICA-FINANCEIRA
SECÇÃO I DOCUMENTAÇÃO DE ÍNDOLE FINANCEIRA
SECÇÃO II EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
CAPÍTULO V DISPONIBILIDADES
CAPÍTULO VI CONTAS DE TERCEIROS
CAPÍTULO VII EXISTÊNCIAS
CAPÍTULO VIII IMOBILIZADO
CAPÍTULO IX FUNDOS DE MANEIO
CAPÍTULO IX RESPONSABILIDADE FUNCIONAL
CAPÍTULO XI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
PREÂMBULO
I.
O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei nº 54-A/99, de 22 de Fevereiro, “consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica”, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.
Como se conclui da leitura do Preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a “ criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais”.
E isto, por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os Órgãos Autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental, modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização de dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.
II.
O prosseguimento dos desideratos enunciados no ponto I passa, necessariamente, pela implementação do “Sistema de Controlo Interno”.
Tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:
a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;
b) O cumprimento das deliberações dos orgãos e das decisões dos respectivos titulares;
c) A salvaguarda do património;
d) A aprovação e controlo de documentos;
e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f) O incremento da eficiência das operações;
g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;
i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;
j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.
O Sistema de Controlo Interno, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos.
III.
A elaboração de um tal documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.
Porém, tornando-se necessário implementar, desde já um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável.
Organização dos serviços e métodos e controlo interno – reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas no Sistema de Controlo Interno.
Assim:
Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do “Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais”, aprovado pelo Decreto-Lei nº 54-A/99, de 22 de Fevereiro e, bem assim,
Nos termos da alínea e) do nº 2 do artigo 64º da Lei das Autarquias (Lei nº 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei nº 5-A/2002, de 11 de Janeiro), o executivo da Junta de Freguesia de S. Mamede aprova o “Sistema de controlo interno”, consubstanciado nas normas seguintes:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
ARTIGO 1º
O presente diploma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção oportuna e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade de registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.
ARTIGO 2º
O presente diploma é aplicável a todas as Unidades de Apoio da Junta de Freguesia de S.Mamede.
ARTIGO 3º
Compete ao Executivo da Junta de Freguesia implementar o cumprimento das normas definidas no presente diploma e dos preceitos legais em vigor.
ARTIGO 4º
1. As Unidades de Apoio Finanças e Tesouraria reunirão os contributos das restantes Unidades decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente regulamento.
2. Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que as Unidades de Finanças e Tesouraria remeterão à apreciação do Presidente, pelo menos de dois em dois anos, que, se assim o entender, submeterá à decisão do executivo.
CAPITULO II
PRINCÍPIOS E REGRAS
ARTIGO 5º
Na elaboração e execução do orçamento da Junta de Freguesia devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:
a) PRINCÍPIO DA INDEPENDÊNCIA - a elaboração, aprovação e execução do orçamento da Junta de Freguesia é independente do Orçamento do Estado;
b) PRINCÍPIO DA ANUALIDADE - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;
c) PRINCÍPIO DA UNIDADE - o orçamento da Junta de Freguesia é único;
d) PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, em termos globais.
e) PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;
f) PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;
g) PRINCÍPIO DA NÃO CONSIGNAÇÃO - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por Lei;
h) PRINCÍPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.
ARTIGO 6º
A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:
a) PRINCÍPIO DA ENTIDADE CONTABILÍSTICA - Constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente Plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;
b) PRINCÍPIO DA CONTINUIDADE - Considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;
c) PRINCÍPIO DA CONSISTÊNCIA - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;
d) PRINCÍPIO DA ESPECIALIZAÇÃO (ou de acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;
e) PRINCÍPIO DO CUSTO HISTÓRICO - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;
f) PRINCÍPIO DA PRUDÊNCIA - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;
g) PRINCÍPIO DA MATERIALIDADE - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos Órgãos da Junta de Freguesia e dos interesses em geral;
h) PRINCÍPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados .
ARTIGO 7º
A elaboração do orçamento da Junta de Freguesia deve obedecer às seguintes regras previsionais:
a) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;
b) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;
c) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;
d) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;
e) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas «Remunerações de pessoal» devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.
ARTIGO 8º
Na execução do orçamento da Junta de Freguesia devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:
a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;
b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;
c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;
d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;
e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;
f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;
g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 3 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;
h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;
i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.
CAPÍTULO III
ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS
ARTIGO 9º
A organização e funcionamento dos serviços da Junta de Freguesia de São Mamede estão estruturados em cinco Unidades de Apoio que são as seguintes:
- Unidade de Apoio Finanças;
- Unidade de Apoio Tesouraria;
- Unidade de Apoio Contabilidade;
- Unidade de Apoio Património;
- Unidade de Apoio Aprovisionamento;
ARTIGO 10º
Compete à Unidade de Apoio Finanças:
a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;
b) Colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos e coordenar a interligação entre os vários sistemas de informação;
c) Organizar e dar sequência aos processos que afectem a dimensão ou a natureza do património da Junta de Freguesia, quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade;
d) Promover, a elaboração anual dos documentos previsionais - grandes opções do plano e orçamento;
e) Promover a execução orçamental relativa à respectiva unidade orgânica e, bem assim, assegurar a mesma tarefa no que concerne à unidade orgânica "01 - Administração Autárquica", de acordo com as orientações do Executivo;
f) Promover a elaboração anual dos mapas de execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e dos documentos de prestação de contas;
g) Promover os registos contabilísticos referentes aos actos que provoquem modificação quantitativa ou qualitativa do património;
h) Articular a actividade das diversas unidades de apoio, definindo a circulação documental e assegurando o conhecimento permanente da situação de cada procedimento administrativo.
ARTIGO 11º
Compete à Unidade de Apoio Tesouraria:
a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço;
b) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas;
c) Proceder à guarda de valores monetários;
d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;
e) Movimentar, em conjunto com o Presidente da Junta de Freguesia, ou Secretário com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;
f) Elaborar balancetes diários de tesouraria.
ARTIGO 12º
Compete à Unidade de Apoio Contabilidade:
a) Coordenar a actividade financeira, desde a elaboração de planos plurianuais de investimentos, orçamentos e restantes documentos contabilísticos, de acordo com as normas de execução contabilística em vigor;
b) Preparar as modificações orçamentais, nos termos em que forem definidas;
c) Elaborar, organizar e dar publicidade aos documentos de prestação de contas e preparar os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório;
d) Elaborar, até ao dia 20 de cada mês, o plano de tesouraria referente ao mês seguinte;
e) Promover a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda do Tesoureiro, para além das que se encontram definidas por Lei ou regulamento;
f) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;
g) Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;
h) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;
i) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;
j) Promover a verificação permanente do movimento de fundos de tesouraria e de documentos de receita e despesa;
k) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se justifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;
l) Emitir os documentos de receita e de despesa, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos;
m) Coligir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações.
n) Apresentar, balancetes mensais referentes ao cumprimento do plano plurianual de investimentos e do orçamento, bem como fazer a respectiva apreciação técnica, sobre os aspectos mais relevantes;
o) Apreciar os balancetes diários de tesouraria e informar a direcção, tendo em atenção o plano mensal apresentado;
p) Acompanhar o movimento de valores e comprovar, mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias;
q) Manter organizada a contabilidade, com registos atempados;
r) Preparar os documentos financeiros cuja remessa a entidades oficiais seja legalmente determinada;
s) Promover todos os demais procedimentos de índole financeira;
t) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
ARTIGO 13º
Compete à Unidade de Apoio Património:
a) Proceder ao levantamento dos bens existentes;
b) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis pela Junta;
c) Preparar e manter actualizado o registo e o cadastro dos bens imóveis propriedade da Junta;
d) Preparar e manter actualizado o cadastro dos bens de domínio público;
e) Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis propriedade da Junta;
f) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;
g) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património da Junta de Freguesia no que concerne a bens imóveis;
i) Assegurar a gestão e manutenção das instalações afectas;
h) Promover todos os procedimentos relativos à aquisição de bens e serviços e à execução de empreitadas de obras públicas, nos termos legais e de acordo com as normas do presente diploma.
ARTIGO 14º
Compete à Unidade de Apoio Aprovisionamento:
a) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas;
b) Promover todos os procedimentos referentes a locação e aquisição de bens e serviços;
c) Desenvolver toda a tramitação dos procedimentos atinentes à adjudicação de empreitadas de obras públicas, desde a decisão que ordena a abertura do procedimento até à celebração do respectivo contrato;
d) Efectuar os registos contabilísticos da classe 0 (zero);
e) Executar as tarefas inerentes ao recebimento, classificação e registo, distribuição, expedição e arquivo de todo o expediente;
f) Proceder à verificação de facturas e guias de remessa e respectivos registos contabilísticos.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMENTOS DE NATUREZA ECONÓMICA-FINANCEIRA
SECÇÃO I
DOCUMENTAÇÃO DE ÍNDOLE FINANCEIRA
ARTIGO 15º
Os procedimentos atinentes à realização de despesas obedecem à tramitação definida no fluxograma constante de Anexo ao presente Regulamento.
ARTIGO 16º
A emissão de documentos de receita ou despesa apenas pode ter lugar na Unidade de Apoio Contabilidade.
ARTIGO 17º
As ordens de pagamento só podem ser executadas depois de se encontrarem subscritas pelo Presidente e pela Tesouraria.
ARTIGO 18º
O pagamento de quaisquer quantias a pessoas singulares ou colectivas que tenham relações com a Junta de Freguesia de São Mamede só será efectuado mediante a apresentação do competente recibo de quitação.
ARTIGO 19º
Qualquer documento de débito ou sua anulação dirigido à Tesouraria terá, obrigatoriamente, despacho do Tesoureiro, o qual apenas poderá ser exarado nos termos legais e regulamentares.
SECÇÃO II
EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
ARTIGO 20º
1. Compete ao Executivo da Junta de Freguesia gerir as verbas atribuídas no Orçamento e no Plano Plurianual de Investimentos e afectas aos mesmos, recolhendo, para o efeito, a informação que entenderem indispensável à Unidade de Contabilidade.
2. Compete ainda ao Executivo gerir as despesas correntes/pessoal.
ARTIGO 21º
1. Os cabimentos a promover no orçamento anual deverão circunscrever-se às despesas estritamente necessárias e conter-se dentro das dotações das respectivas rubricas orçamentais.
2. Se alguma situação imprevista ocorrer, obrigando à elaboração de modificação orçamental, a mesma deverá ser precedida de informação que fundamente a sua necessidade e impervisibilidade e submetida à deliberação do Executivo.
ARTIGO 22º
1. A execução dos projectos constantes do Plano Plurianual de Investimentos deverão situar-se dentro dos limites aí considerados.
2. Não poderá ser utilizada verba de projectos com valores "a definir", sem que previamente seja assegurado o seu financiamento.
3. Será considerada falta grave a realização de qualquer despesa sem que previamente seja emitido o documento competente que a permite com base na previsão do seu custo.
ARTIGO 23º
Durante o primeiro trimestre do ano deverão as Unidade de Apoio apresentar ao Presidente os seguintes documentos:
a) Ficha de cada projecto constante do plano de actividades, da qual deve constar:
· a identificação do projecto;
· o valor do projecto, igual ou inferior ao referido no plano;
· a descrição sumária dos trabalhos a realizar;
· o financiamento;
· o período de execução;
b) Ficha por cada evento a promover no ano a qual especificará:
· a identificação do evento;
· o custo da sua realização, contido na respectiva dotação orçamental;
· a descrição sumária do evento;
· o orçamento discriminativo do mesmo;
· o financiamento;
· o período de realização.
c) Estimativa dos contratos de prestação de serviços em vigor durante o ano, a fim de se promover a sua cabimentação.
ARTIGO 24º
1. As alterações e revisões ao Orçamento e Plano Plurianual de Investimentos que se tornem necessárias, deverão ser propostas pelos membros do Executivo, antes do início do processo de aquisição em apreço, para o que contarão com o apoio burocrático da Unidade de Apoio à Contabilidade.
2. Para satisfação de deliberações do Executivo ou despachos da Presidência, competirá ao Presidente supervisionar o Orçamento e o Plano Plurianual de Investimentos, utilizando verbas por cabimentar, com conhecimento prévio da respectiva Unidade.
ARTIGO 25º
As alterações e revisões orçamentais serão elaboradas pela Unidade de Apoio Contabilidade, em conformidade com os valores dos reforços e anulações comunicados por escrito pela Unidade de Apoio promotora, a qual fundamentará, quer a necessidade do reforço, quer a desnecessidade da verba a anular.
ARTIGO 26º
1. No início de cada ano económico, a Unidade de Apoio Finanças em conjugação com a Unidade de Apoio Tesouraria, após contacto com as restantes Unidades, apresentará ao Executivo a previsão das receitas e das despesas trimestrais, de acordo com os valores constantes das rubricas do orçamento.
2. Nos 15 dias imediatos ao termo de cada trimestre será apresentado ao Executivo pela Unidade de Apoio Finanças, relatório circunstanciado dos desvios que se verifiquem entre o previsto e o realizado, reportado a cada trimestre.
CAPÍTULO V
DISPONIBILIDADES
ARTIGO 27º
1. A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor máximo de € 125,00.
2. Em consequência do disposto no número anterior, dever-se-à promover uma aplicação segura dos valores ociosos, competindo ao Tesoureiro decidir sobre a forma de aplicação, segundo orientação do Executivo.
ARTIGO 28º
1. Compete ao Presidente submeter à apreciação do Órgão Executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia.
2. A movimentação das contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia é feita, simultaneamente, pelo Tesoureiro e pelo Presidente da Junta ou Secretário com competência delegada.
ARTIGO 29º
Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente, por transferência bancária, cheque ou dinheiro, em função do montante a pagar.
ARTIGO 30º
Os cheques serão emitidos na Unidade de Contabilidade e apensos à respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos à Tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo Presidente da Junta, ou seu substituto com competência delegada e pelo Tesoureiro.
ARTIGO 31º
1. Os cheques não preenchidos estão à guarda do funcionário responsável pela Unidade de Apoio à Contabilidade.
2. Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados sequencialmente pela Unidade de Contabilidade, após inutilização das assinaturas, quando as houver.
ARTIGO 32º
1. A Tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas-correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia.
2. Para além das conferências referidas na alínea e) do artigo 14º do presente diploma, a Unidade de Apoio Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito, que não se encontre afecto à Tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.
3. Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do Presidente, a inserir em informação da UAF com os adequados fundamentos.
ARTIGO 33º
Após cada reconciliação bancária, a UAC analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.
ARTIGO 34º
O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados, nas seguintes situações:
a) Trimestralmente e sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do Órgão Executivo eleito ou do Órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substituído o Tesoureiro.
ARTIGO 35º
1. São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente do Órgão Executivo, pelo Tesoureiro, no final e no início do mandato do Órgão Executivo.
2. Em caso de substituição do Tesoureiro, os termos da contagem serão assinados igualmente pelo Tesoureiro cessante.
ARTIGO 36º
1. Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a Junta é titular.
2. Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Unidade de Finanças apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24º da Lei das Finanças locais.
ARTIGO 37º
1. O Tesoureiro responde directamente perante o Órgão Executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo Tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
2. Para efeitos do previsto no número anterior, o Tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública com as necessárias adaptações.
ARTIGO 38º
1. O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.
2. A responsabilidade do Tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento, excepto se no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias houver procedido com culpa.
ARTIGO 39º
Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, o Presidente do Órgão Executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.
CAPÍTULO VI
CONTA DE TERCEIROS
ARTIGO 40º
As compras são promovidas pela UAA, com base na deliberação do executivo ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.
ARTIGO 41º
1. A entrega de bens é feita no sector indicado no processo de aquisição, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guia de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de «conferido» e «recebido» se for o caso.
2. Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Unidade de Aprovisionamento que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.
ARTIGO 42º
1. Na UAA são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.
2. Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas são remetidas à Unidade de Contabilidade, devidamente informadas, a fim de serem emitidas as ordens de pagamento respectivas.
ARTIGO 43º
Periodicamente será feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da Junta, por funcionário a designar pelo Presidente.
ARTIGO 44º
Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas «Estado e outros entes públicos».
ARTIGO 45º
Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de «Duplicado».
ARTIGO 46º
Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros, sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.
CAPÍTULO VII
EXISTÊNCIAS
ARTIGO 47º
As entradas ou saídas dos materiais do economato apenas é permitida mediante o registo do material retirado.
ARTIGO 48º
É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de remessa ou factura.
ARTIGO 49º
1. Competirá à Unidade de Aprovisionamento verificar a factura e promover o seu pagamento dentro dos prazos estabelecidos para o efeito.
2. A Unidade de Aprovisionamento verificará as facturas tendo em conta a legalidade das despesas e as normas de transparência a que deve obedecer cada aquisição.
ARTIGO 50º
A relação de existências do economato são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo economato.
ARTIGO 51º
Os registos de alteração da relação de existências, sempre que possível, são feitos por funcionários que não procedam ao manuseamento físico dessas existências.
ARTIGO 52º
1. As existências deverão ser semestralmente sujeitas a inventariação física, por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, serem contados todos os bens.
2. Quando for o caso, proceder-se-à prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.
CAPÍTULO VIII
IMOBILIZADO
ARTIGO 53º
As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas nas Unidades de Apoio ao Património e Aprovisionamento.
ARTIGO 54º
1. O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade da Junta deverá manter-se permanentemente actualizado.
2. Para o efeito previsto no número anterior, a Unidade de Contabilidade entregará à Unidade de Património cópia do respectivo título, no momento da liquidação.
ARTIGO 55º
1. Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao Presidente da Junta.
2. Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, à Unidade de Apoio ao Património.
3. A competência para ordenar o abate é do Órgão Executivo.
ARTIGO 56º
1. Caso a Junta de Freguesia adquira um prédio, rústico ou urbano, deverá a Unidade de Apoio ao Património, logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registral em nome da Junta.
2. Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá ainda a Unidade de Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telefone.
ARTIGO 57º
As chaves dos bens imóveis propriedade da Junta ficarão guardadas na Unidade de Apoio ao Património.
ARTIGO 58º
1. As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de investimentos e segundo orientações que o Órgão Executivo entenda emitir.
2. Estas aquisições são efectuadas com base nas deliberações ou contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.
ARTIGO 59º
A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita, periodicamente, na Unidade de Património.
ARTIGO 60º
1. A Unidade de Património fará, sempre que o entenda necessário, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
ARTIGO 61º
1. Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento, constante do inventário.
2. Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da Unidade ou sector em que se integram.
CAPÍTULO IX
FUNDOS DE MANEIO
ARTIGO 62º
Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de um fundo de maneio, correspondendo uma dotação orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
ARTIGO 63º
O fundo tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter em caso algum despesas não documentadas.
ARTIGO 64º
Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o Órgão Executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:
a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;
b) O responsável pela sua utilização;
c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;
d) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;
e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.
CAPÍTULO X
RESPONSABILIDADE FUNCIONAL
ARTIGO 65º
A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.
ARTIGO 66º
As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente diploma, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em linha de conta na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.
CAPÍTULO XI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
ARTIGO 67º
Do presente diploma, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.
ARTIGO 68º
O presente diploma entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação em Edital.
Aberto: Segunda a Domingo
R Escola Politécnica 82-B
1250-102 LISBOA
Telef: 213 960 280
